Secrétaire
Le rôle d’une commission de surveillance (CdS)
Mission :
Exercer un contrôle indépendant des prisons, et en particulier des droits fondamentaux et du respect de la dignité des personnes détenues.
Composition d’une CdS :
Chaque CdS est composée de 6 à 18 membres, issus de la société civile dans toute sa diversité (dont au moins 2 juristes et 1 médecin). Leur mandat est d’une durée de 5 ans, et peut être renouveler deux fois.
Tâches spécifiques
Il se peut qu’en tant que secrétaire de la commission, vous soyez également membre de celle-ci. Il s’agit alors d’un cumul de fonction secrétaire & membre. Si tel est le cas, nous vous invitons de prendre connaissance des tâches récurrentes d’un membre d’une commission dans la description de fonction du membre.
Vous trouverez ci-dessous des tâches plus spécifiques liées au rôle de secrétaire d’une commission de surveillance :
- Organisation des réunions mensuelles en collaboration avec la présidence
- Planifier les réunions (date, heure, lieu, accès à la prison) ;
- Préparer et envoyer l’ordre du jour et les annexes ;
- Tenir la liste des présences et noter les excusé.es ;
- Rédiger, faire valider et diffuser le procès-verbal (PV) aux membres et la coordinatrice de référence ;
- Assurer le suivi des décisions et points d’action ;
- Utiliser les modèles et documents types disponibles sur SharePoint.
- Gestion administrative
- Gérer la boîte mail commune de la CdS en concertation avec le·la président·e ;
- Veiller au respect du règlement et informer les membres des échéances importantes (journée des CdS, réunion des présidents, …) ;
- Assurer le suivi administratif des membres (coordonnées, accès, candidatures, …) ;
- Communiquer au secrétariat du Conseil central de surveillance pénitentiaire (CCSP) tout changement administratif concernant les membres ;
- Gestion de la documentation sur le SharePoint ;
- Point de contact administratif pour les membres de la CdS et les services administratifs du CCSP ;
- Gestion des déclarations trimestrielles de jetons de présence et frais de déplacement ou autres frais de la CdS : rassembler, vérifier, faire signer et transmettre les documents à l’équipe administrative du CCSP ;
- En collaboration avec le·la président·e, assister dans la mise en page et la rédaction des rapports annuels de la CdS et de confirmer la version finale.
Le secrétaire n’exécute pas nécessairement l’ensemble des tâches lui-même, mais veille à ce que chacune soit prise en charge et que les membres disposent des informations nécessaires au bon fonctionnement de la CdS.
